デジタルフォワーディングとは?貿易のアナログ業務を減らす改革者!

デジタルフォワーディングとは?貿易のアナログ業務を減らす改革者!

皆さんは、デジタルフォワーディングという言葉を聞いたことはありますか?まだ聞き慣れない言葉ですが、今後貿易業務を効率化するものとして注目されています。

そんなデジタルフォワーディングがどのようなものか、本記事では解説いたします!

デジタルフォワーディングとは?

デジタルフォワーダーとはなにかを解説

デジタルフォワーディングとは、見積もりの即時提出、荷主からのBooking、貨物のトラッキングなど、貿易に関わる業務を、独自のシステムで一元管理しているフォワーダーです。

未だアナログな貿易業務

貿易業務は未だにアナログである

貿易を行うための業務は、まだまだアナログな手続きばかりです。

貿易で一つの貨物を輸送するためには、下記のような業務が発生します。

  • 本船のブッキング
  • 輸出国、輸入国での配送の手配
  • 海上輸送の場合はコンテナの空きの確認とコンテナの確保
  • 輸出国、輸入国での通関業務

貿易では、貨物が多くの工程を経て輸送されるため、自身の貨物がいまどこで、どのような状況かを確認することは非常に手間がかかります。

たしかに、各社で貨物がどのような状況かを確認するシステムもあります。しかし、各社が独自に運用しているものなので、依頼主は各社に電話やメールで問い合わせが必要です。

デジタルフォワーディングが少しずつ台頭しているものの、現状は地道に問い合わせをして貨物をハンドリングしている人がほとんどなのです。

貿易と物流の課題

貿易と物流の課題

貿易はアナログな業務が多いですが、具体的なアナログな点と、改善が必要とされる課題を以下にピックアップして紹介します。

紙の書類が多い

まず、貿易では貨物を輸送するために、さまざまな書類が必要で、紙文化が根強いです。

そもそも、貨物を担保として扱う船荷証券も紙で、その特性からこれと引き換えでないと、貨物を引き取ることはできません。

通関書類についても、NACCSというシステムが導入されたものの、紙をWEBに置き換えただけのものであり、実質的なデジタル化とはほど遠いものです。

さらに、近年為替レートや輸送費が目まぐるしく変化する中、輸送費の見積りも、都度紙やpdfでの取り扱いで料金の照会にも時間がかかります。

追い討ちをかけるように起こった近年のコロナ禍で、在宅勤務でペーパーレスに業務ができず、必要以上に労力がかかった企業も少なくないでしょう。

メールや電話が多い

前項で記載のとおり、貿易に絡む会社、すなわち荷主や荷受人、梱包会社やフォワーダー、船会社・航空会社、各国の税関、それぞれが使用しているシステムが違います。この垣根を越えた問い合わせは全てメールや電話です。

自身の貨物の状況を把握するだけでも、さまざまなところへの問い合わせが発生し、確認に時間がかかります。

インターネットが普及している社会で問い合わせ業務を減らせていないことは、大きな課題の一つです。

情報伝達のミスやストレスが多い

世界各国と連携をとる貿易ですが、当然コミュニケーションを取ろうと思うと時差や言語、文化の違いがあります。

ただでさえアナログで煩雑な事務作業に、コミュニケーションの壁があるのです。

対面でなく、言語や文化が違う中、メールや電話のやりとりをするしかなく、正しく情報が伝わらないままミスが起こることは多々あります。また、紙文化ゆえにミスを修正するにも時間がかかるのは言うまでもありません。

時間を気にしたり、電話やメールの内容にも気を使うため、必要以上に手間と時間がかり、業務上のストレスになってしまっています。

時には、特定の言語に長けた社員しか対応できない場面も想定でき、業務の属人化も課題です。

デジタルフォワーディングに期待されること

デジタルフォワーダーに期待されていることは何かを解説

ここまで、現状のアナログな貿易業務での課題を紹介しました。

その課題を打破するために、デジタルフォワーディングには何が期待されているのか、具体的に解説します。

オンラインでの各種ブッキング(予約)

まず期待したいのは、貨物を輸送する際に最初に行わなければならない、本船や航空便のスペース確保、海上輸送においてはコンテナの確保のオンライン化です。

現在は電話やFAX、申し込み用紙などが多く、時に空きがでるまで何度も確認の連絡を入れて確認する必要があります。

各社の空き情報を、リアルタイムに確認しその場で確保できれば、その後の手続きや輸送のスケジューリングもスムーズに始められます。

リアルタイムな情報共有

リアルタイムな情報共有も、デジタルフォワーディングに期待したい点です。

現在は、貨物の追跡をするためには、各船会社に本船の動静を電話やメールでの確認が一般的です。時差のある地域への確認は半日〜1日かかるなんてことも。

これをオンライン上でリアルタイムに一覧できれば、追跡のストレスは一気に軽減できるでしょう。

海外とのスムーズな情報伝達

ひと昔前は、商社や貿易会社が日本と海外の間に入り、トレーディングを行っていました。しかし、グローバル化やインターネットが進んだ現代は、誰でも簡単に海外との取引を始められます

つまり、得意不得意に関わらず、誰しも海外の企業と取引するコミュニケーション力が、求められる可能性があるのです。

現在の取引方法では、海外の荷主や荷受人と電話やメールで直接コミュニケーションが必要になります。苦手な方は非常に苦労し、情報伝達にかなりの時間がかかるでしょう。また、認識の違いでミスが起きる可能性も高いです。

今後は、デジタルフォワーディングの発達で、自動翻訳のチャットツールやAIオペレーターなどで、簡単かつ正確に情報共有ができる世界も遠い話ではないかもしれませんね。

まとめ

デジタルフォワーディングとはなにか、期待できることを解説

本記事では、現在の貿易業務の課題に対し、デジタルフォワーディングに期待できることを紹介しました。実務をしている人にとって、一日も早くデジタルになってほしい内容が盛りだくさんでしたね。

今後、一気にデジタルフォワーディングが普及する可能性もありますので、自社でも世の中の動きを追いながら対応できるよう、準備をおすすめします。

Portrichでは、貿易業務の最適化、並びにデジタル化をご提案しています。本記事をご覧いただき、デジタルフォワーディングにご興味がある方は、ぜひお問い合わせください!