在庫管理の改善方法を事例から学ぶ！メリットや課題を徹底解説！

在庫管理を行う中で、適切な在庫量が分からず廃棄が多い、必要な時に在庫がなかったといった経験がある方は少なくないと思います。

本記事では、在庫管理にはどのような課題があり、どう解決すべきなのか、具体的な事例を通して解説します。

在庫管理とは

「在庫管理」とは、企業の原材料・製品などの在庫を、生産や販売などの企業活動に照らしあわせ、最適な状態・量で供給できるように管理することです。

販売できるだろう数量を在庫するので、在庫管理は将来的に得られる利益を適正に管理することも意味します。

在庫管理の課題

在庫管理は、実際の在庫数が正しく把握できていないとうまくいきません。在庫数や種類が増えるほど、正確かつタイムリーに在庫を管理することは難しいです。

在庫管理がうまくいかない企業でよくある、在庫管理の課題を紹介します。

在庫の過不足

在庫数を正しく把握していないと、当然どの商品が足りていないのか、また十分に存在しているのかわかりません。そうすると、適切な量の発注ができず、在庫の過不足が発生しがちです。

余剰在庫があると、管理スペースの増大、不要在庫の処分など、さまざまなコスト増加につながります。

また不足在庫があると、顧客からの注文に即座に対応できないなどの機会損失となるでしょう。

煩雑な日々の管理業務

在庫管理を正しく行うためには、出庫・入庫時以外にも在庫の個数を把握したり、状態を確認することが最も好ましいです。

しかし、在庫数が膨大な場合、全てを正確に管理することは難しいでしょう。

商品によっては、個数管理だけではなく、温度や湿度など管理環境がそれぞれ定められている場合もあります。

これらを全て正確に管理するためには、業務が細かく煩雑になり、業務効率が悪くなったり、ヒューマンエラーも発生し、これを課題としている企業は少なくありません。

業務の属人化

在庫を管理している担当者しか、在庫数を把握していないという状況はよくあります。そのような場合、在庫があるかどうかはその担当者に直接聞くなどして判断するしかありません。

このように、在庫管理業務が属人化してしまうと、第三者の目がなくミスや不正にも気付かなかったり、担当者の突発の不在時に全く在庫数が分からないなどのリスクがあります。

どの業務においても、属人化は企業にとってリスクが高く、なるべく早く解決すべき課題と言えるでしょう。

在庫管理を改善する方法

在庫管理で陥る課題について紹介しましたが、それらはどのように改善すればいいのでしょうか。改善方法をいくつか紹介します。

現状の把握と適正在庫数の設定

在庫管理の課題解決で、まず行って欲しいのが現状把握と適正在庫数の設定です。

在庫の現状把握をするためには、手作業でカウントすることが従来のやり方です。しかし、在庫量が多い場合はカウントに膨大な時間もかかり、数が合わず何度も数え直す場合もあります。

手作業での管理が難しくなったと感じる場合は、バーコード・QRコードをハンディターミナルなどで読み取ったり、電子タグを利用して一度に広範囲の数量を数えるなど、より適正に在庫数が管理できる環境の検討もしてみてください。

正確に現状の在庫把握ができるようになれば、過去の実績の分析や需要予測から、適正な在庫数を設定しましょう。これにより、在庫余剰で廃棄などのコスト削減、在庫の過不足などは極力減らせます。

業務の標準化

先述しましたが、ある担当者のみが在庫管理をすると業務が属人化します。複数の担当で行っていても、作業が煩雑だとミスや在庫のずれを引き起こす可能性が高いです。

そこで、作業を標準化することが大切です。標準化できれば、担当者の知見に依存することなく、一定の業務レベルを保てるようになります。

具体的には、作業マニュアルの見直しや、在庫管理システムやツールの導入・見直しなどです。全員が同じツールを使用して、どの担当者でも扱いやすい作業にできるよう、一度社内体制を見直してみてくださいね。

在庫の「見える化」

適切に在庫数が管理できていている企業でも、それを一覧で確認できないと在庫を有効活用した販売活動ができません。

そのような場合も、バーコードなどによって在庫数を数え、それをシステムなどで可視化することが効果的です。

これにより、遠隔地の倉庫の在庫情報にも簡単にアクセスできるようになり、様々な意思決定をスムーズかつ正確に行えます。

在庫管理を改善するメリット

在庫管理の課題と解決方法について紹介しましたが、それによって何が得られるのか、メリットを説明します。

社員の生産性が上がる

在庫管理をシステムなどで適正に管理できるようになれば、ミスを未然に防ぎ、トラブルを極力減らせます。

そして、いままでトラブル対応などにあてていた時間を、他の時間にあてられ、社員の生産性を上げられるのは、言うまでもありませんね。

労働人口が不足する社会の中、業務を効率化すればしない人員で生産性を上げられるので、在庫管理の課題解決は、マネジメントで検討すべきポイントの一つと言えます。

コスト削減

在庫管理を最適化し、適正な在庫数を把握することで､廃棄や保管場所を最小限にできれば、大きなコスト削減が見込めます。

特に、即座にニーズに対応できる従来のような大量に在庫し、大量に廃棄するビジネスモデルでは、近年のSDGsや環境問題の観点からも、社会的には望ましくない形態と言えるでしょう。

最近はインターネットの普及により、小売業でも事前予約や受注生産のみの商品も増えてきていますね。環境に配慮し、コスト削減のためにも適正在庫量の見直しを検討してみてください。

在庫管理の改善事例

ここまで、在庫管理の課題やメリットを紹介してきました。次に実際の改善事例を紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

在庫の「見える化」による改善事例

機械メーカーのA社では、生産拠点が国内に3拠点ありましたが、拠点を超えての在庫が見えずに、他の拠点に在庫があるかどうかは常に電話やメールで確認をしていました。

担当者の不在等で回答が遅くなり、その間に商機を逃してしまうことも。

そこで、在庫管理システムを導入し、在庫を電子タグで管理し、システムで全拠点の在庫が一覧できるようになりました。

また、同時に生産工程や現在のステータスも設定し、各工程における予定納期も一覧できるようになり、生産〜在庫の流れが「見える化」でき、スムーズに商談ができるようになりました。

業務の標準化による改善事例

小売業のB社では、薄利多売のため毎日売り上げの伝票入力が1,000〜2,000件にのぼっていました。伝票の入力方法は担当者しか分からず、入力は1人で行っていました。

売り上げた数と、在庫の数が一致せずにまた伝票を見直すなどの業務も多々あり、とても手間がかかっていたため、改善のため在庫管理システムを導入することに。

その結果、在庫をバーコードで管理し、在庫数が正確に管理され、さらにレジでの会計と同時に売上になるよう設定し、伝票の入力が不要になりました。

在庫数と売上数の不一致もほとんどなくなり、別の業務に当てられる時間がとても増え、業務効率が大幅に上がったのです。

やはり手作業の業務は、多くの時間を要すため、少しでも減らす改善は重要なのですね。

まとめ

本記事では、在庫管理の課題やメリット、実例の紹介をしました。在庫管理は、経営数字にも大きく影響する大切な業務です。

自社の在庫管理における課題と目標は何かを明確にし、自社に合った解決策を導き出してみてくださいね！

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