在庫管理の基礎知識を徹底解説!やり方や効率化の方法なども紹介!

在庫管理の基礎知識を徹底解説!やり方や効率化の方法なども紹介!

在庫管理を的確に行うことで、コスト削減やキャッシュフローの改善などができます。

しかし中には、「在庫管理の重要性がいまいち分からない」「在庫管理をしたいけどやり方が分からない」といった疑問をお持ちの方もいるでしょう。

そこで今回は、経営とサービスに直結する在庫管理の目的ややり方、効率化の方法や注意点など、基礎知識を徹底解説します。

在庫管理の重要性や在庫管理のやり方、課題と解決方法まで分かる内容になっているので、最後まで目を通してくださいね。

在庫管理とは

在庫管理の基本を解説

そもそも在庫管理とは、企業の状況に合わせて必要な商品を必要な量在庫し、必要な場所へ必要なときに供給できるよう管理することです。

ここでいう「商品」とは、現金化を待つモノのこと。将来的に利益を生み出す、部品、原材料の在庫、工程途中の半製品や仕掛品の在庫、完成品など全て在庫品と言われています。

在庫管理の目的

在庫管理の目的を解説

在庫管理の目的は、以下の2つです。

  • キャッシュフローの維持
  • 販売機会の損失を防ぐ

それぞれ詳しく解説します。

キャッシュフローの維持

在庫管理により、「必要なモノを、必要な時と場所にて管理し、品質水準を適切に維持」を計画的に実施することで、余剰在庫を抑制できます。

発注をしすぎて余剰在庫になってしまうと、調達に要した資金投資分が未回収となり、健全なキャッシュフローの維持が難しいです。

在庫管理をきちんと行い、過剰仕入れを防ぎ適切な量の在庫をすることで、企業内のキャッシュフローを改善できます

販売機会の損失を防ぐ

在庫管理が行き届かないと、購入希望者がいても在庫が十分になく、販売機会を逃してしまいます。逆に在庫が過剰だと、保管期限が過ぎてしまって破棄しなければならず、販売機会のない商品が増えるでしょう。

幾度も販売機会を逃すと売上の減少に直結するだけでなく、サービス提供の面でもネガティブな印象を販売先へ与えてしまいます。

在庫管理を計画通りにすれば、販売機会の損失を防いで企業の売上や経営状況の安定化させることが可能です。

在庫管理のやり方

在庫管理のやり方を紹介

在庫管理の重要性が分かったところで、具体的にどのように管理すればいいのでしょうか。

ここでは以下の3つを紹介します。

  • 定量発注方式
  • 定期発注方式
  • 入出庫管理

それぞれについて解説します。

定量発注方式

商品の在庫がある一定の量まで減ったときに、あらかじめ決められた量を発注する方法です。

「発注時期」と「発注量」が決まっているので、機械的に事務処理もできるため、担当者の手間が省けます。

定期発注方式

発注する「時期」が決まっている発注方法。毎月決まった日や、毎週決まった曜日などに発注するタイミングを決めています。

発注のタイミングが決まっているので、仕事のスケジューリングは簡単です。さらに発注の度に発注量を変えることも可能。

しかし、決められたタイミングで発注を行うため、在庫の変動を十分に把握しないまま発注する(余剰在庫に繋がる)ことがあるデメリットもあります。

入出庫管理

倉庫から入出庫する際、品物の入出庫の日付や量を記録・保管する方法。

倉庫内にどのような在庫があるのか、いつどんな動きがあったのかを常に把握しておく必要があります。

常に倉庫内の状況がわかることがメリットな管理方法ですが、管理業務が手間になることのがデメリットです。

在庫管理を効率化する方法

在庫管理の課題と効率化の方法を紹介

在庫管理は、在庫数や種類が多くなると非常に煩雑で手間がかかってしまいます。

ここでは、

  • 在庫管理の課題
  • 在庫管理の効率化の方法(マニュアル作成とシステム導入)

について、詳しく解説します。

在庫管理の課題

まずは、在庫管理でよく見られる課題を4つ紹介します。

  • 帳簿や伝票の入力ミス
  • 現品確認のカウントミス
  • ルールが曖昧・煩雑
  • 業務が属人化してしまう

在庫の数が多くなるほど、帳簿の記載ミスや入力ミスが発生したり、現品との照合で在庫数を数えるカウントミスなど、人為的ミスを100%防ぐことは難しいです。

また、商品の売れ行きなどからそれぞれの商品の発注ルールが変動し、管理が煩雑になります。

さらに、常に在庫の状況を把握している担当者は限られていることが多く、業務が属人化している企業も少なくありません。

在庫管理の効率化の方法

では、これらの課題をどのように解決し、効率的に在庫管理が行えるのか検討してみましょう。

業務をマニュアル化する

在庫管理の課題として属人化を挙げていましたが、属人化を防ぐためには業務のマニュアル化が必須です。

急なトラブルが起きて、担当が不在の間でも他の担当者がきちんと在庫管理ができるように、マニュアル化を行いましょう。

在庫管理システムを導入する

非常に有効な解決策として、在庫管理に特化した専用のシステムを導入する方法があります。

在庫管理システムを利用すれば、品目や在庫数を受発注データや検品データとの照合を行うなど、正確なデータを軸にした在庫管理が実現可能です。

在庫管理システムはその業務に特化し独立した専用システムです。しかし、調達管理システムや販売管理システムと連携させた在庫管理を行いたい場合、在庫管理機能を有する「ERP(統合基幹システム)」の導入が解決策として挙げられます。

システムは予算がかかるデメリットがありますが、世の中には無料のソフトもあります。

在庫管理システムやERPの詳細については、以下のリンクも参照してみてください。

在庫管理の注意点

在庫管理で注意すべきポイントを解説

在庫管理を行う上で留意しておきたいポイントもあります。

今回は以下の主な2つを解説します。

  • 最適な管理方法を考える
  • 継続して取り組む

それぞれ詳しく見ていきましょう。

最適な管理方法を考える

まずは、企業の状況に合わせて最適な管理方法を導入しましょう。在庫している品数の種類や数量によって、最適な管理方法は変わります。

先述した通り、在庫管理の課題に合わせ、かつ担当者の業務負担を極端に増やさない程度に管理方法を考えることが必要です。

また、予算も必要以上にかけてしまっては本末転倒になります。有料のシステムを導入する場合は、システムの機能の内容が自社に合っているか、機能がオーバースペックでないかなどを検討しましょう。

継続して取り組む

在庫管理では、最適な商品を最適な種類・数量の在庫をキープすることが目的です。

そのためには、いつ、だれが、いくつ購入したのかなどの商品が流れるデータが非常に重要になります。これらのデータを集計することで、最適な発注数量とタイミングが割り出せるからです。

在庫管理をしても、継続してデータを集められないと販売機会の損失につながります。

まとめ:在庫管理の重要性と課題を把握し、効率よく在庫管理をしよう

在庫管理の重要性と課題を把握して効率よく在庫管理をしよう

在庫管理の基本と方法、課題や解決策について解説しました。

最後に述べたように、在庫管理は非常に重要な業務ですが、業務が負担になり継続できなければ意味がありません。状況と人員、予算に合わせて最適な方法を検討し導入してくださいね。

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