エクセルを使用した在庫管理表の作成方法を解説!運用方法も紹介 
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エクセルを使用した在庫管理表の作成方法を解説!運用方法も紹介 

モノを扱う会社にとって、在庫管理をすることは欠かせない業務です。しかし在庫管理は...

エクセルを使用した在庫管理表の作成方法を解説!運用方法も紹介 

モノを扱う会社にとって、在庫管理をすることは欠かせない業務です。しかし在庫管理は煩雑な業務を伴うこともあり、在庫管理には課題も多くあります。

そこで、在庫管理業務を適切に効率よく行うため、在庫管理表が活用されています。

この記事では、エクセルを使用した在庫管理表の作成方法から、運用の注意点、またエクセルで在庫管理表を作成するメリットなどをご紹介します。

この記事を読むことでエクセルを使った在庫管理表ができるようになるでしょう。

在庫管理表とは

在庫管理表とは

まず、在庫管理表とは、現在抱えているものの在庫を記録して管理するための表です。また、仕入れた商品や保管している数量、仕入れ日などの日付を記録することにより商品の質も管理することが可能になります。在庫管理表に適切な必要情報が記録されていることにより情報が可視化され、在庫不足や過剰在庫などを防ぐことができます。

エクセルを使った在庫管理表の作り方

エクセル在庫管理表の作り方

それでは、早速エクセルを使用した在庫管理表の作成方法をご紹介します。

以下で紹介する方法は一例となりますので、ご自身でアレンジを加えたりして使いやすいような在庫管理表を作成することをおすすめします。

表の項目を決定する                 

まずは、表の項目を決めていきましょう。品目ごとに入出庫数と在庫数を管理する場合、横軸と縦軸には主に下記の項目を設定すると良いでしょう。

項目

  • 縦軸1:品番、品目
  • 縦軸2:入庫数、出庫数、在庫数
  • 横軸:日付
項目の設定

横軸の設定を行う

次に、横軸の設定を行います。在庫は前月分の繰り越しも当月でカウントしていくため、日付軸の最初の列には前月繰越の項目を設定しておきましょう。前月繰越の次の列から当月分の入力欄として使用します。

横軸の設定

前月繰越のセルにフィルハンドルを使って自動で日付を入力していきます。

最初の日付を設定したセルの右下にカーソルを合わせて、カーソルが+に変わったらそのまま右にドラッグすれば自動で日付が入力されていきます。

フィルハンドル

縦軸の設定を行う

続いて、縦軸の設定を行っていきます。

品番と品目を選択してコピーをして、下のセルに貼り付けをしていきます。これを必要な品番と品目数だけ繰り返して続けていきましょう。

縦軸1の設定

次に、入庫数・出庫数・在庫数を上の縦軸の設定と同じ要領で、品番・品目の横のセルに追加をしていきます。

縦軸2の設定

これで縦軸の設定は完了です。

関数を入れる

最後に、在庫数を自動で計算して入力をしていくために関数を入れていきます。

計算式は、下記のように設定します。

在庫数=前月繰越+入庫数―出庫数

関数の設定

関数の入力が完了したら、フィルハンドルを使いドラッグをすれば自動で次の項目へも計算式がコピーできます。

これでエクセルの在庫管理表の完成です。

エクセルで在庫管理表を作成するメリット

エクセル在庫管理表のメリット

ここまで、在庫管理表の作り方について解説をしてきましたが、ここからはエクセル在庫管理表のメリットを3つお伝えしていきます。

コストがかからない

エクセルで在庫管理表を作る一番のメリットは低コストということです。自作すれば初期費用、ランニングコストはゼロで済みますので、小規模から中規模までの管理をしたい会社にもってこいでしょう。

操作が簡単

エクセルは、社会人であればほぼ誰でも使ったことのあるソフトです。ですので、複数人で管理する場合や新しい人が入ってきたときにも、すぐに操作を覚えられる点はシステムを導入するよりもハードルが低いことがメリットです。

共有ができる

操作が簡単なことと少し重複しますが、複数人での共有もある程度の人数であれば、社内で共有をすることも可能です。操作性が複雑ではないため、社内のだれでもすぐに操作を覚えることができ、共有することができます。

エクセルで在庫管理表を作成するデメリット

エクセル在庫管理表のデメリット

上述では、エクセルでの在庫管理表のメリットについて紹介してきましたが、一方でデメリットとはどんなものでしょうか。以下に、エクセルでの在庫管理のデメリット3つご紹介していきます。

大規模の管理には向かない

一店舗などの小規模管理であればエクセル在庫管理表でも十分ですが、会社が大きくなり取り扱う品目が増えると在庫管理する人員や店舗なども増え、エクセルでの在庫管理が難しくなります。

データが増えると重くなる

エクセルのファイルはデータが蓄積されるほど動作が重くなっていきます。ある程度データが溜まってきたら新しくファイルを作成しなおすなど、対策が必要となります。

最新のファイルが分からなくなる

複数人で在庫管理をす場合、運用するルールを明確に決めておかなければ最新のファイルがどれなのかわからなくなってしまいます。また、エクセルは複製ができてしまうので、記入方法によっては最新のファイルが分からなくなってしまうことがあります。

ですので、管理をする人たちの間でルールを徹底する必要して運用することが大切です。

エクセルで作成した在庫管理表の運用方法・ルール設定方法

エクセル在庫管理表の運用方法やルール

この章では、実際にエクセルで作成した在庫管理表の運用方法や必要なルールをご紹介します。ルールを明確化して効率の良い在庫管理をできる体制を整えましょう。

適切な項目を設定する

在庫管理には、様々な用途がありますが自社の在庫管理に合わせて適切な項目設定を行うことが重要です。製造業、小売業などで設ける項目はそれぞれ異なりますので、在庫管理表に設定する項目は必要な項目を定めましょう。

入力に関してのルールを決める

在庫管理表を入力するにあたり基本的な入力のルールを決めておきます。在庫管理表は定期的な入力が必要になります。情報が標準化されていなければ、正しい判断などもできなくなってしまうので、在庫処理を行う際には、必ず在庫管理表に記入するなど規則を定めて運用しましょう。また数字や文字なども人によって違い出てしまうこともあるので、使用する文字や数字も統一しておくのが良いです。

運用に関してのルールを決める

商品や製品などの在庫管理は事前に管理のルールも定めておくことが大切です。

在庫の保管場所の棚や列に番号を振り、商品ごとに保管場所を決めて、場所の把握などが表から簡単に読み取れるような体制を整えておくと運用がしやすいです。

エクセル在庫管理表を運用する際の注意点

エクセル在庫管理表の注意点

最後に、エクセルで在庫管理表運用する際にどのようなことに注意すればよいでしょうか。

この章では、注意するべき項目を2つご紹介します。

入力の漏れがないようにする

当たり前のことですが、必要な項目に対して記入の漏れがないように注意しましょう。入力漏れがあると正確なデータを残すことができません。また、一度漏れが発生すると後から修正するのも困難になってしまうので、チェックリストを作成するなど工夫して漏れを防ぎましょう。

データを上書きしない

在庫管理表を運用する際は基本追記をしていくことが原則です。データを上書きしてしまうと在庫の履歴が残らず、間違いが発生した場合に原因の特定に時間がかかります。場合によっては在庫を数え直す必要も生じてしまい、効率的な業務の妨げにもなりかねません。在庫管理表は上書きをせずに、必ず追記を行うように徹底する必要があります。

まとめ

エクセル在庫管理表 まとめ

在庫管理表は、モノを扱っている会社にとっては必須なツールです。この記事で紹介してきたエクセル在庫管理表を作成すれば、コストをかけず在庫管理をすることも可能です。また、運用の方法やルールなどを細かく設定することでシステムを導入せずに効率的な在庫管理をすることができるでしょう。

一方で規模が大きくなるにつれて、エクセルでの在庫管理には限界があることも事実です。ですので、自社の規模に見合ったツールを選定して、効率的な在庫管理を目指していきましょう。

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